[ Si vous n’avez pas lu l’introduction, la première partie est ici.]

Rentrons, maintenant, un peu plus dans le concret, et voyons les quelques réflexes à avoir pour tirer le meilleur parti du télétravail.

Travailler le plus souvent en mode asynchrone et limiter le synchrone

(😈Les 2 outils du Diable, ici, sont : le téléphone, le chat.😈)

De quoi parle-t-on ici ? Quelques exemples de demandes synchrones :

  1. Vous avez une question sur un sujet précis, vous connaissez LA personne qui pourra vous donner l’info, vous lui demandez par chat ou vous l’appelez ;

  2. Vous avez une idée. Vous ne pouvez pas vous empêcher de la partager immédiatement pour avoir du feedback ;

  3. Vous avez une annonce à faire. Vous vous lancez dans un thread endiablé sur le chat en notifiant tout le monde.

Une petite question, qui vous permet, à vous, d’avancer semble légitime, non ? Pourtant en faisant cela vous provoquez 2 phénomènes 1) vous interrompez le travail de la personne que vous contactez directement 2) vous interrompez votre propre travail, car vous espérez bien la réponse dans l’instant. Et lorsque l’on imagine que cette « petite question » revient plusieurs fois dans la journée pour la même personne, on comprend vite la perte de temps et d’efficacité que ça engendre.

Le coup de l’idée géniale à partager avec tous : le dommage est encore plus grand. C’est pas une personne que vous interrompez mais 5, 10 ! Pour un résultat qui sera très mitigé (rarement un retour sur l’instant n’est de qualité).

Idem, pour l’annonce postée dans un thread : de nombreuses personnes interrompues qui n’ont parfois aucun intérêt à participer.

Facteur multiplicateur : vous êtes le manager. Personne ne va ignorer votre ping. Tout le monde se sentira obligé de vous répondre prestement …

Le mode asynchrone

Lorsque l’on adopte le fonctionnement asynchrone, on doit se poser la question constamment : est-ce que cette requête peut attendre ? Dans la MAJORITE des cas OUI elle peut attendre. Vous pouvez attendre (car vous avez plein d’autres choses à faire non ?). La question suivante c’est, « où capturer l’information ? », « où a-t-elle le plus de légitimité, pour pouvoir être traitée ? ». Suivant l’organisation que vous avez, cela peut-être :

  • un « channel » dédié sur votre chat (où tout le monde n’est pas notifié immédiatement) ;

  • une todo particulière qui sera dépilée par les équipes ;

  • un board Trello ;

  • même ce bon vieux système d’e-mail peut faire l’affaire, s’il est bien utilisé (pas de CC à la terre entière par exemple) …

Une fois l’outil identifié pour capturer l’information, pensez à la formulation de la requête :

  • Donnez un maximum d’information

N’ayez pas peur de « sur-détailler ». Mettez-vous à la place de la personne, et pensez à tout le contexte qui vous amène à formuler cette requête. Plus vous donnez de contexte, plus vous donnez la possibilité à la personne destinataire d’y répondre sans qu’il y ait d’aller-retour.

  • Formuler sans pression

Préférez un, « reviens vers moi quand tu as l’occasion sur … », plutôt qu’un « il me faudrait ASAP l’information concernant … »

Les cas où l’asynchrone n’est pas suffisant

Ils existent : une urgence (dans le cas d’un boîte de dev., un bug critique à corriger car il est en production par exemple, une modification de dernière minute dans une proposition commerciale …), les échanges asynchrones sont trop nombreux (on tourne en rond) …

Si c’est une urgence : le téléphone, la visio, le chat sont les outils qu’il faut.

⚠️ Attention à ne pas rentrer dans l’écueil de définir tout comme une urgence sous peine d’abandonner le mode asynchrone complétement ⚠️

Pour ce qui n’est pas une urgence mais qui aurait bien besoin d’un échange plus direct sous forme de question/réponse. Pourquoi ne pas mettre en place, comme le fait Basecamp, des Office hours ?

Leur Office hours c’est : dédier une matinée réservée pour communiquer avec une personne en particulier sur un sujet spécifique. Les personnes ayant besoin d’un ‘conseil d’expert’ s’inscrivent à cette matinée et pourront dialoguer (chat, visio, téléphone) en one-to-one.

Écrire, écrire, écrire

C’est le réflexe à avoir lorsque le travail à distance est en place.

Écrire

  • Écrire une annonce

Un changement dans l’organisation du service par exemple : le passage en remote est un très bon sujet pour commencer 😄.

  • Écrire un compte-rendu

Une réunion avec un client par exemple

  • Écrire un plan d’action, une idée

Écrire permet de disséminer l’information, une fois pour toute : tout le monde a le même contenu et pourra en prendre connaissance à son propre rythme. Écrire permet aussi de prendre du recul, de poser une réflexion mieux construite.

➡️ tout ce qui est source d’information doit être, en premier, mis par écrit, afin d’être partagé de manière homogène.

Abandonner les réunions de 10 personnes et +

On entend souvent, à distance, on fait des réunions en visio, ça dépanne mais c’est « compliqué ». La vraie question que l’on devrait se poser c’est :

Quel est le besoin derrière une réunion avec autant de participants ?

  • Faire redescendre de l’information ?

Écrire, reste encore le meilleur moyen. (voir plus haut 😄)

  • Un débat d’idée ?

Si c’est vraiment nécessaire, mieux vaut le faire en petit comité.

Mais là encore, il vaut certainement mieux, avoir une étape « asynchrone » pour que les personnes qui vont être impliquées dans le brainstorm, puissent avoir déjà eu une première réflexion.

Bien souvent, cette première phase, sera la seule nécessaire. Elle peut avoir lieu par e-mail ou chat et n’implique absolument pas de phase synchrone : chacun réagit dans son propre temps.

La plupart des décisions sont prises de cette manière chez BeastieJob.

Nous nous appliquons une règle : si, pour une question posée, le débat s’éternise (+ de 5 échanges aller-retour), alors il est temps de passer en mode « vocal » voir « video » (synchrone donc).

➡️ Éviter au maximum ce type de réunion. Privilégier les modes asynchrones. Passer sur un mode synchrone avec max 5 personnes (chez Basecamp, ils ont choisi 3).

Travailler avec des personnes qui sont à distance et d’autres qui sont au bureau

C’est, je pense, depuis toujours, le grand frein dans l’adoption du télétravail massif. Combien de fois j’ai entendu, lorsqu’une équipe doit avancer sur un sujet

« alors non pas demain car untel sera en télétravail ».

Être en télétravail, c’est … travailler, même si le reste de l’équipe est au bureau.

Pourtant, la perception de beaucoup, c’est que le télétravail offre de moins bonnes conditions surtout lorsque l’on doit interagir avec « ceux du bureau ». Pourquoi ? Parce qu’encore une fois, les règles du tavail « traditionnel » vont s’appliquer et aucune mesure particulière n’est prise pour prendre en compte les personnes en remote. Avec le déconfinement progressif, ce « mix » de personnes au bureau et à distance va être de plus en plus fréquent, et il va falloir s’adapter.

Pour que cela se passe bien, il faut conserver ses bonnes habitudes prises lorsque tout le monde était à distance :

  • communiquer par écrit ;

Je l’ai pas déjà dit 😄 ? C’est le b.a.-ba.

  • ne PAS faire de réunion où certains sont à distance ;

Si une réunion est vraiment nécessaire, tout le monde passe sur l’outil de visio choisi ; (bien des « réunions d’équipe » ne sont pas nécessaires … 👋 GB)

  • sur-communiquer en utilisant les outils collaboratif (chat, trello, basecamp) ;

Ce qui a été communiqué sur le plateau n’est pas connu des autres à distance. Il faut penser à diffuser via ce canal et idéalement ne plus communiquer en mode « entre-deux-portes ».

A très vite pour une part III, où j’aborderai, notamment, le mythe qui oppose culture d’entreprise et télétravail … 😱

[ edit : La part III est juste là ! ]